Microsoft 365のグループメールからkintoneへ、メールの取り込みをする方法についてまとめました。どのようにMicrosoft 365から、kintoneにメールを取り組むのか、こちらで理解して頂けたら幸いです。
kintoneの営業メール管理アプリについて
シーエスシステムズの営業メールを管理するアプリを用意しました。弊社にメールを頂いた日時、打ち合わせ日時、オンラインかそれとも訪問するのか、会社ホームページ、担当者名、会社のEメールを一目でわかるようにアプリ開発いたしました。
※シーエスシステムズでは、営業も含めた社内メールは、Microsoft 365上で管理しています。
※Microsoft 365で管理している営業メールをkintoneと連携させ、kintoneにも営業メールアプリに反映されるようにアプリ開発しています。Microsoft 365からkintoneへのメールの取り込み方については、下記で解説しています。
Microsoft 365からkintoneへ、メールの取り込み方についての解説
kintoneとメールを連携させてみました。Microsoft の PowerAutomate を使って、Microsoft 365 のグループメールとkintoneを連携させました。シーエスシステムズでは、社内でMicrosoft 365を使用しています。メールも Microsoft 365上で管理しています。そして、営業用に、Microsoft 365上のグループのメールボックスを利用しています。
Microsoft365のグループとは、Microsoft365 を使う上の作業グループで、作業グループごとに様々な権限を設定したり、グループ独自のページ・共有ストレージ、グループ独自のメールアドレスを保持したりできる機能です。
今回は、この営業用のグループに届いたメールをkintoneに連携し、kintone上で営業ステータスの管理を行うようにしてみたいと思います。使用するツールは、PowerAutomate。PowerAutomateは、クラウド上で動くバッチファイルのようなものです。ノーコードで作成ができます。
Microsoft365にもライセンスがついていますが、今回はkintone連携が必要なため、「プレミアムライセンス」を購入しました。
今回のケースでは、トリガーで起動させるため、全員がプレミアムライセンスを利用する必要はなく、必要なライセンスは一つだけ（会社で代表して一つ）です。
機能としては、次のようなものを考えます。
- トリガー:グループメールにメールが届く
- メールの情報を取得
- kintoneに連携
Microsoft 365のメールの取り込み方についての設定方法
Microsoft 365からkintoneへ、メールの取り込み方についての説明を解説していきます。前提条件として、使用するメールボックスは、Microsoft365のグループメールのメールボックスなので、配布リストや共有メールボックスではないことに注意してください。
まずは「チームとグループ」内にある「アクティブなチームとグループ」を選択し、「teamsとMicrosoft 365のグループ」の項目をクリックしてください。
次に「Microsoft 365のグループメール」以外に「Cybozu.com 共通管理」も一緒に開き用意します。「Cybozu.com 共通管理」の「外部連携」の「Oauth」の項目で「Microsoft Power Automate」 を有効にしておきます。
次に「Microsoft365」にwebでログインし、「アプリ」から、「PowerAutomate」を開きます。
「作成」から「自動化したクラウドフロー」を選択し、新しいフローを作成します。
「自動化したクラウドフローを構築する」ページでは、「フロー名」を自由に設定していただき、「Office 365 グループメール」を検索します。
※「Office 365 グループメール」が出てこない場合は、「表示数を増えす」を選択し、検索してください。
「自動化したクラウドフローを構築する」ページで、「Office365グループメールのグループに新しいメールが届いたとき」が表示されるので、これをクリックし、「保存」します。
そうしますと「フロー」に「Office365グループメールのグループに新しいメールが届いたとき」が表示されるようになります。
※接続が無効な場合は、再ログインして、接続が有効な状態にします。
次に「Office365グループメールのグループに新しいメールが届いたとき」の下にある「+」ボタンをクリックし、「アクションの追加」をします。
アクションの追加では、「365 グループメール」と設定し、ランタイムに「標準ランタイム（標準）」と入力し、Office365 グループメール の「さらに表示」をクリックします。
「Office365 グループメール」にある「スレッド投稿を取得する」を選択してください。
そうしますと、「グループに新しいメールが届いたとき」の下に「スレッド投稿を取得する」が表示されます。
この時「スレッド投稿を取得する」を選択してください。
「スレッド投稿を取得する」ページが表示されるので、「パラメーター」項目を設定します。
次に「スレッド投稿を取得する」の下の「+」ボタンをクリックし、「アクションの追加」をクリックしてください。
「アクションの追加」では、「kintone」を検索し、「アプリにレコードを追加」を選択してください。
そうしますと、「スレッド投稿を取得する」の下に、kintoneの「アプリにレコードを追加する」が追加されています。
次にkintoneの接続情報を入力し、「アプリにレコードを追加」のパラメータの設定を行ってください。（設定方法参照）
完了です。
保存してテストし、連携を確かめてください。
実際にメールを送信して、連携されているか確認します。
どのようにkintoneの営業メール管理アプリに取り込まれるのか
Microsoft 365にある社内メール一覧に、登録したメールがそのままkintoneに取り組まれるようになります。
例えば、
種別：面談設定
日時：2024-04-02 0:00 AM
状況：打合せ設定前
打合せ日時：2024-04-04 11:30 AM
打合せ場所：来社
会社名：IIW株式会社
ホームページ：iiw.co.jp
担当者：S垣
メール：iiw@iiw.co.jp
Zoomミーティング / 訪問場所：東京都中央区日本橋馬喰町10-15-8-702
要約：
株式会社シーエスシステム
河合様
お世話になります。
IIW株式会社のS垣と申します。
ご連絡いただきまして、誠にありがとうございます。
ぜひ一度お話させて頂けますと幸いです。
4月4日（木）14時でお願いできますでしょうか。
何卒よろしくお願いいたします。
このように、Microsoft 365の社内メールに登録すれば、そのままkintoneに取り組まれるようになります。
"日時と要約"のみ社内メールに登録した場合は、kintone側に"日時と要約"のみ取り込まれます。
取り込まれたメールで足りない箇所がございましたら、kintoneの営業メール管理アプリへ直接入力してください。
Kintoneと外部システム連携し、メールの自動送信機能を利用してみて
このように、kintoneは簡単な設定で、様々な外部システムと連携することができます。
これで、いままでoutlook上で検索したりしていた情報が、kintone上で一元的に管理できるようになりました。
「これからの訪問予定」のような一覧を作って、携帯から確認することができ、外出時にも便利です。メール連携機能、これは手放せません。外部の膨張プラグインに頼らない１からのプログラミングでの開発の構築をご検討でしたら、シーエスシステムズにお任せください。
\なぜKintone開発を依頼するのが、おすすめなのか/
キントーン（Kintone）のアプリ開発は、シーエスシステムズが承ります。
シーエスシステムズでは、VBA・jave・C言語・C++言語・C#.NET・DELPHI・Perl・PHP・Ruby・Javescriptといった開発を、ソフトウェア・kintoneなどで行っています。シーエスシステムズでは、各業種に合うよう、１からプログラミング開発いたします。プログラミング開発の利点として、「容量が軽い」「多種多様なレイアウト作成ができる」など要望に合わせて自由にカスタマイズできるのが弊社システムの特徴になります。ソフトウェアやkintoneといった１からのプログラミング開発をご検討の場合は、シーエスシステムズまでご相談・お問い合わせください。